Création et modification de modèles de métadonnées

Vous devez être administrateur pour configurer les modèles de métadonnées.

Huwise fournit un ensemble de métadonnées basiques, telles que le titre, la description, les thèmes, les mots-clés, la langue, la licence, etc. D’autres modèles prédéfinis facultatifs sont également disponibles, par exemple pour des objectifs d’interopérabilité (DCAT, INSPIRE, etc.).

Il est toutefois possible de remplir des métadonnées supplémentaires personnalisées à utiliser dans vos jeux de données.

Vous pouvez créer un nouveau modèle dans l’onglet Basique ou dans l’onglet Admin, en cliquant sur + Créer un modèle. Choisissez l’onglet selon qui doit voir les métadonnées :

• Basique : les métadonnées sont affichées dans votre portail, sur la page de l’actif. Voir Métadonnées basiques.

• Admin : les métadonnées sont réservées à un usage interne. Elles s’affichent dans le back office et dans les outils de gestion de catalogue, mais pas dans votre portail. Voir Métadonnées d’administration.

Notez que vous ne pouvez pas créer de modèle dans l’onglet Interopérabilité. Ses modèles sont des modèles système : voir « Modifier le niveau d’exigence dans un modèle système » ci-dessous.

La première étape consiste à remplir le champ "Nom du modèle".

Cela remplira automatiquement l'"identifiant du modèle", bien que vous puissiez modifier manuellement l’identifiant.

L’identifiant du modèle est l’identifiant unique du modèle et, par exemple, ce que vous utilisez dans l’API pour faire référence au modèle. Notez qu’une fois le modèle créé, son identifiant ne peut plus être modifié.

Pour activer ou désactiver des modèles, vous pouvez le faire dans la section "Activation" lors de l'édition d'un modèle, ou bien à partir de la liste des modèles en cliquant sur l'icône Activer ou Désactiver sur la ligne du modèle. Pour activer ou désactiver plusieurs modèles à la fois, sélectionnez-les dans la liste, puis cliquez sur Activer ou Désactiver.

Lorsqu’un modèle est activé, il est disponible pour être rempli dans l’onglet Métadonnées de vos jeux de données. Voir ci-dessous pour plus de détails sur la désactivation des modèles.

Pour créer de nouveaux champs de métadonnées dans votre modèle personnalisé, cliquez sur + Ajouter un champ sous « Champs de métadonnées ». Cela ouvre une interface pour vous guider dans le processus, où vous remplirez les informations, le type et les valeurs, et les règles du champ.

Commencez par renseigner le « Nom » du champ, puis cliquez sur Suivant.

Comme pour le modèle lui-même, l’identifiant est créé automatiquement, mais peut être modifié. Comme l’identifiant du modèle, une fois la création du champ achevée, l’identifiant du champ ne peut plus être modifié.

Dans le menu déroulant, précisez le type de champ que vous souhaitez créer.

Notez qu’une fois le type défini, il ne peut plus être modifié.

Le tableau ci-dessous décrit les 11 types de champ disponibles :

Activer la traduction

Sous « Traduire les valeurs », vous pouvez activer l’option Activer les traductions. Cela vous permet de traduire le contenu d’un champ de métadonnées. La traduction n’est pas activée par défaut et doit être activée au cas par cas pour chaque champ.

Notez qu’une fois qu’un modèle est créé ou enregistré, les traductions ne peuvent plus être activées ou désactivées pour les champs existants du modèle.

Notez aussi l’exception que certains champs du modèle Actif sont toujours traduisibles.

Remplissage des traductions

Pour remplir les traductions, allez dans l’onglet Métadonnées et cliquez sur le bouton Gérer les langues en haut à droite. Cela ouvre une interface où vous pouvez remplir les traductions pour chaque champ concerné.

Chaque modèle comportant des valeurs traduisibles apparaît comme son propre onglet. Sélectionnez la langue appropriée parmi celles activées sur votre portail via le menu déroulant en haut sous « Langues de traduction ».

Les champs « Titre », « Description » et « Mots-clés » sont traduits à partir du modèle Actif.

Pour traduire les « Thèmes » et les « Catégories », dans le back office allez dans Catalogue > Catégories et thèmes d'actifs de données.

Les traductions des licences sont gérées dans le back office dans Portail > Mentions légales. Là, allez dans la section « Licence » en bas de la page.

Si vous devez traduire des champs de métadonnées existants qui n’ont pas les traductions activées, vous devez créer de nouveaux champs de métadonnées. Si possible, vous pouvez utiliser l’API pour récupérer les valeurs de métadonnées puis mettre à jour les champs correspondants sur les nouveaux champs de métadonnées. Voir la documentation de l’API Automation pour plus d’informations.

Autocomplétion, valeurs suggérées

Lors de la création d’un nouveau champ, vous pouvez activer l’autocomplétion. Lorsque les utilisateurs commencent à taper une valeur dans le champ, ils verront des suggestions basées sur les valeurs que d’autres utilisateurs ont saisies pour ce champ dans votre espace de travail.

Vous pouvez aussi fournir manuellement des valeurs suggérées.

Sous « Texte d’aide » se trouve la description ou l’information pour aider les utilisateurs à comprendre le champ.

Sous « Niveau d’exigence », une fois que vous avez défini le type et la valeur du champ, vous avez la possibilité de marquer le champ comme facultatif, recommandé ou obligatoire.

Vous avez la possibilité d'inclure n'importe quel champ dans un filtre de votre catalogue et dans l'API Explore. Lorsque vous êtes en train de modifier un champ de métadonnées, rendez-vous dans l'onglet Règles et activez le bouton sous "Filtre du catalogue". Une fois cette option activée, rendez-vous dans Catalogue > Paramètres et modifiez la "Page Catalogue". Là, sous "Filtres", lors de l'ajout d'un nouveau filtre, vous pouvez désormais sélectionner le champ que vous avez activé.

N’oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder en haut à droite une fois que vous avez fini de créer ou de modifier votre modèle.

Nous vous recommandons de lire cette section en entier avant d’essayer de modifier un modèle ou un champ existant. L’impact du changement que vous souhaitez effectuer peut ne pas être évident immédiatement.

Évidemment, si vous devez modifier un modèle (ou un champ ou valeur individuel) qui n’a pas encore été utilisé, il n’y a pas de problème : supprimez le modèle (ou champ ou valeur fautifs) et créez son remplacement.

Par contre, lorsque un champ ou une valeur a déjà commencé à être utilisé, des conséquences inattendues peuvent survenir lors de leur modification.

Si un champ est marqué obligatoire et reste vide, les contributeurs ne pourront pas publier l'actif de données concerné tant qu'il n'aura pas été renseigné.

Les actifs déjà publiés restent publiés, mais leurs mises à jour automatiques, comme les mises à jour planifiées ou celles provenant d'un formulaire, échoueront tant que les métadonnées manquantes n'auront pas été renseignées.

Si le modèle est actif, une confirmation vous est demandée avant qu'un champ ne soit défini comme obligatoire. Une confirmation vous est également demandée lorsque vous activez un modèle qui contient des métadonnées obligatoires.

Les modèles peuvent être supprimés en cliquant sur l’icône poubelle dans la liste des modèles, ou bien sur le menu à trois points en haut à droite à l’intérieur même du modèle.

Si vous supprimez un modèle ou un champ alors qu’ils ont commencé à être utilisés, vous perdrez définitivement les métadonnées associées.

Nous recommandons de désactiver le modèle, auquel cas ces métadonnées ne seront plus visibles, mais les valeurs ne seront pas perdues.

Le tableau ci-dessous résume ce qui peut et ne peut pas être modifié dans un champ. Reportez-vous plus bas pour plus d’informations.

Certains modèles sont fournis par Huwise et sont appelés modèles système : les modèles Actif et Jeu de données de l'onglet Basique, ainsi que les modèles de l'onglet Interopérabilité, sont des modèles système. Vous ne pouvez pas ajouter, supprimer ou renommer leurs champs. En revanche, vous pouvez décider à quel point vos contributeurs sont tenus de renseigner chaque champ, en modifiant son niveau d'exigence.

Par exemple, le champ "Mots clés" du modèle Actif est facultatif par défaut. Si vous souhaitez que tous les actifs de votre portail aient des mots clés, vous pouvez rendre ce champ obligatoire.

Pour modifier le niveau d'exigence d'un champ :

1. Ouvrez le modèle, puis cliquez sur le nom du champ ou sur son icône Modifier.

2. Dans l'onglet Règles, choisissez le niveau d'exigence, puis cliquez sur Appliquer.

3. Cliquez sur Sauvegarder.

Par ailleurs, certains champs, comme le titre, la catégorie et la langue, sont toujours obligatoires : leur niveau ne peut pas être modifié.

Avant de rendre un champ obligatoire, consultez "Que se passe-t-il si je rends un champ obligatoire ?" ci-dessus.

Si vous supprimez une valeur d’un champ texte ou liste (en gardant à l’esprit que ces valeurs sont facultatives) :

• Les valeurs de métadonnées elles-mêmes resteront telles quelles dans le portail et au back office. Simplement, cette option ne sera plus proposée pour les sélections futures.

Si vous supprimez une valeur d’un champ à sélection unique (souvenez-vous qu’au moins une valeur est requise lors de la création de ce type de champ) :

• Dans le back office, l’ancienne valeur de métadonnées ne sera plus visible, mais sera simplement marquée « N/A ».

• Dans le portail, l’ancienne valeur de métadonnées restera. Si l’utilisateur édite la valeur et republie le jeu de données, la valeur sera mise à jour.

Si vous supprimez une valeur d’un champ à sélection multiple (rappelez-vous qu’au moins une valeur est requise lors de la création de ce champ) :

• L’ancienne valeur de métadonnées ne sera plus visible dans le back office. Le champ sera comme si aucune sélection n’avait jamais été faite.

• Dans le portail, l’ancienne valeur de métadonnées restera. Si ou lorsque l’utilisateur édite la valeur et republie le jeu de données, à ce moment-là la valeur serait mise à jour.

• Le modèle reste dans votre liste de modèles, marqué comme inactif.

• Dans le back office, ce modèle n’est plus proposé dans l’onglet Métadonnées de vos jeux de données.

• Dans le portail, ainsi que dans l’Automation API et la Search API, ces métadonnées ne seront pas visibles.

Cependant, notez que les métadonnées n’ont pas été supprimées. En supposant qu’aucun autre changement n’intervienne, si vous réactivez le modèle, vous pourrez à nouveau voir ces métadonnée